اگر قصد انتخاب يك كترينگ مناسب براي برگزاري يك مجلس عروسي را داريد، نكات ريز برگزاري اين مراسم را فراموش نكنيد. در اين‌جا فهرست مواردي كه بايد بدانيد و به موسسه انتخابي‌تان اعلام كنيد براي‌تان مي‌شماريم.
- كجا عروسي بگيريم؟
مكان برگزاري مراسم را خودتان تعيين كنيد. يعني مشخص كنيد، مي‌خواهيد اين مهماني را در ساختمان اصلي برگزار كنيد يا در حياط مجتمع يا هر مكان ديگر. اين نكته به اين دليل اهميت دارد كه اجرا‌كنندگان مراسم بايد محيط را براي برگزاري به بهترين شكل تزئين و آماده كنند.
- فهرست ذخيره مهمانان
تعداد مهمانان‌تان را قبل از سفارش غذا، ميز و صندلي و... تعيين كنيد. فراموش نكنيد، هميشه تعدادي مهمان رزروي هم داشته باشيد. منظور اين است كه هميشه روي تعداد ثابتي مهمان حساب نكنيد. اين احتمال را بدهيد كه تعدادي از دعوت شده‌ها به دلايل مختلفي نتوانند در مراسم شما شركت كنند، به همين دليل در كنار فهرست اصلي مهمانان، فهرست جايگزيني تهيه كنيد تا درصورت بروز هر مشكل براي مهمانان اصلي بتوانيد بدون كمترين اتلاف زماني، مهمانان رزرو را جايگزين كنيد.
- شوراي مزه برگزار كنيد
غذاهاي شام عروسي را تعيين كنيد. يعني قبل از اين‌كه سفارش غذا بدهيد منو غذايي موسسه برگزاركننده را به دقت مطالعه كنيد. بهتر از مطالعه اين است كه اين غذاها را امتحان كنيد. يعني يك بار بدون آن‌كه مسئولان اين موسسه متوجه شوند و به‌صورت كاملا نامحسوس از انواع غذاهايي كه مي‌خواهيد يك پرس سفارش دهيد. با افراد با تجربه و كساني كه در اين امر صاحب‌نظر هستند، شوراي مزه برگزار كنيد تا خوب و بد هر نوع غذا را بتوانيد تشخيص دهيد. براساس همين نظر سنجي مي‌توانيد بهترين‌ها را انتخاب كنيد.
- هرچه شما بخواهيد
يكي از ويژگي‌هاي اين موسسات اين است كه از فرش قرمز جلو پاي مهمانان تا چراغاني و تزئين سقف و ديوار همه را به‌عهده مي‌گيرند. پس بهتر است شما در آلبوم نمونه كار‌هاي آن‌ها دنبال چيزي بگرديد كه باب ميل‌تان باشد. اگر هم ايده جديدي داريد به مجريان برنامه اعلام كنيد شايد آن‌ها هم استقبال كنند.
- كميت، كيفيت و قيمت
اگر مراسم‌تان را در يك سالن برگزار مي‌كنيد مطمئنا يكي از ملاك‌هاي انتخاب مكان برگزاري، كيفيت و قيمت سرويس‌هايي است كه به مهمانان‌تان ارائه مي‌دهد.
توجه داشته باشيد اين قيمت‌ها شامل ورودي سالن به تعداد مهمانان، پذيرايي بدو ورود، پذيرايي در طول زمان مراسم، شام و دسر مي‌شود.
در بين سالن‌هاي مناسب و پر مشتري كمترين منويي كه شامل همه موارد مي‌شود البته به غير از ميوه و شيريني كه جداگانه بايد تهيه شود و در اختيار سالن قرار بگيرد، منوي 45هزار توماني سالن پذيرايي حوالي خيابان سهروردي است كه شامل چاي هنگام ورود، جوجه كباب با برنج و باقالي‌پلو، سالاد، نوشابه و ژله براي شام است.
شما بايد اين هزينه را براي هر نفر در نظر بگيريد و سرو غذا با اين تعداد هم به صورت نفري و روي ميز است.
در نمونه‌هاي ديگر از سالن‌هاي معروف‌تر و شناخته شده‌تر بايد گفت، تعداد مهمان در اين سالن‌ها بايد سقف مشخصي داشته باشد براي مثال كمتر از 300 نفر را قبول نمي‌كنند. منوي شماره يك كه شامل 4 نوع غذا، 2نوع دسر، 2 نوع سالاد و نوشيدني مي‌شود با نفري 80هزار تومان آغاز مي‌شود و با افزايش غذاهاي منو، دسر‌ها و سالادها همچنين تفكيك غذاها به ايراني، فرنگي، دريايي و....تا 350 هزار تومان بابت هر نفر نيز مي‌رسد. اگر مراسم شما خارج از سالن و در باغ‌هايي برگزار مي‌شود كه مجري مراسم عروسي هستند اين خدمات كمي متفاوت مي‌شود مثل سفره خانه سنتي، پخت شيريني در طول مراسم، چاي و قليان كه با احتساب هزينه شام و ميوه براي هر نفر مهمان از 60هزار تومان شروع مي‌شود و در نمونه‌هايي تا 300هزار تومان هم افزايش پيدا مي‌كند. در ضمن در اين نوع برگزاري هزينه محل برگزاري جداگانه دريافت مي‌شود.
- پذيرايي كنندگان
انتظار نمي‌رود شما به‌عنوان ميزبان با سيني شربت و چاي از تك‌تك مهمانان‌تان پذيرايي كنيد. براي اين كار بهتر است، نيروي خدمات را از اين موسسات درخواست كنيد. خانم‌ها و آقايان جوان خوش پوش و حرفه‌اي شاغل در اين موسسات از مهمانان شما به بهترين شكل پذيرايي مي‌كنند تا شبي رويايي را تجربه كنيد.
- ارتباط برقرار است
مجريان برگزاري مراسم از 2 يا 3 روز قبل، هرازگاهي مهمان شما خواهند بود. اين افراد با بازديد‌هاي كارشناسي خود از مكان برگزاري مراسم، تمامي لوازم مورد نياز را در فهرستي به شما اعلام مي‌كنند تا درصورت موافقت شما براي اجاره، سفارش يا خريد با نظر شما هماهنگ باشند.
- عقد يا عروسي؟
دليل اصلي برگزاري مراسم بايد به موسسه اعلام شود يعني آن‌ها بايد بدانند براي مجلس عقد و عروسي آماده باشند يا نامزدي و بله برون. اين موضوع مهم است چون هر كدام از اين مراسم‌ها غير از دامنه مشتركي كه موجود است ريزه‌كاري‌هايي دارند كه افراد با تجربه مي‌توانند در اختيار شما قرار دهند.
- اهميت تميز بودن
به‌دليل برگزاري مراسم‌هاي متعدد گاهي پيش مي‌آيد ظروف خيلي خوب شسته نشده باشند. پس، از اجرا‌كنندگان مراسم بخواهيد همه ظروف و لوازمي كه براي پذيرايي مورد استفاده قرار مي‌گيرد را در مكان برگزاري مراسم بشويند تا حين برگزاري به مشكلي برنخوريد كه موجب ناراحتي يا رنجش خاطر شما شود.
- شيريني با خودتان
تهيه ميوه و شيريني نيز ميتواند بر عهده موسسه برگزاركننده باشد ولي پيشنهاد مي‌كنيم زحمت اين كار را خودتان بكشيد چون شما ذائقه مهمانان‌تان را و سليقه خوراكي آن‌ها را بهتر مي‌دانيد. در ضمن با به اندازه تهيه كردن شيريني و ميوه مي‌توان در هزينه‌ها كمي تعادل ايجاد كرد. شست‌و‌شوي ميوه هم ميتواند با نظارت شما صورت بگيرد.
- كليد هاي طلايي يك مراسم موفق
1- فراموش نكنيد موسسات برگزاركننده مجالس، خدمات متفرقه زيادي ارائه مي‌دهند از بادكنك آرايي گرفته تا اجاره كردن هلي‌كوپتر و كالسكه طلايي و ليموزين. شما اندازه جيب و موجودي حساب بانكي‌تان را مي‌دانيد نه آن‌ها. پس با حساب و كتاب جلو برويد.
2- باور كنيد خدمه و مجريان اصلي مراسم از رسم و رسوم خانوادگي و قومي شما بي‌خبرند. پس دليلي ندارد آن‌ها همانطور رفتار كنند كه شما عادت داريد يا مي‌خواهيد. اگر رسم ويژه‌اي داريد و مي‌خواهيد اجرا كنيد، بهتر است قبل از برگزاري و طي يك جلسه توجيهي آن‌ها را آگاه كنيد.
3- درنظر داشته باشيد هر آنچه شما بخواهيد و سفارش داده باشيد، براي مهمانان‌تان سرو مي‌شود پس وسط مراسم بي‌مقدمه نخواهيد براي‌تان قليان سرو كنند يا بستني و فالوده سنتي بياورند. قبل از آمدن مهمانان فكر همه چيز را بكنيد.
4- غير از داخل سالن، فكري هم براي خارج از محل برگزاري مراسم داشته باشيد. مهمانان‌تان با ماشين مي‌آيند نه پاي پياده، پس فكر جاي پارك را هم بكنيد. مي‌توانيد براي اين موضوع با همسايه‌ها و ديگر اهالي كوچه و محله صحبتي داشته باشيد و از قديم گفته‌اند «جنگ اول به از صلح آخر.» اگر همسايه‌ها در جريان مراسم شما باشند شك نكنيد با شما همكاري مي‌كنند. شما هم مي‌توانيد روز بعد با كمي شيريني يا چند شاخه گل محبت شان را جبران كنيد.
- قديمي‌هاي شناخته شده
در امر برگزاري مجالس، موسسات و برند‌هاي قديمي وجود دارند كه گاهي چند نسل از يك خانواده را به خانه بخت فرستاده‌اند. شايد بد نباشد از موسسات تازه تاسيسي كه فقط رنگ و لعاب دارند، بگذريد. قريشي، هاني، طريقت و چند نام ديگر تاريخ سازان و پيشكسوتان برگزاري مجالس در تهران هستند كه قديمي‌ها آن‌ها را خيلي خوب مي‌شناسند و به نسل‌هاي بعدي معرفي مي‌كنند.
درنظر داشته باشيد شايد، نرخ پيشنهادي اين موسسات معتبر كمي با ديگر مجريان مراسم تفاوت داشته باشد ولي مطمئن هستيد كه مراسم خوب، با شكوه و شايسته برگزار مي‌شود و در ذهن‌ها خواهد ماند.